Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales | Joyería Panamá

Código del documento: POL-PDP-001 · Versión: 1.0 · Fecha de aprobación: Agosto de 2026 · Órgano de aprobación: Asamblea General de Accionistas (Acta No. 005).
Responsable del tratamiento: PANAMA GLOBAL COMMERCE GROUP S.A.S. · NIT: 901.988.722-8 · Domicilio: Santa Marta, Colombia.
Correo de contacto y Habeas Data: pqr@cipanamaglobal.com · Área responsable: Oficialía de Cumplimiento / Área Legal.

Presentación

PANAMA GLOBAL COMMERCE GROUP S.A.S. (en adelante también “PANAMA GLOBAL”), en su condición de sociedad comercial dedicada a la comercialización, fabricación, maquila y exportación de joyería, metales preciosos y productos derivados, reconoce que la información personal de sus clientes, proveedores, colaboradores, contratistas y demás grupos de interés constituye un activo fundamental que exige los más altos estándares de responsabilidad, reserva y custodia.

En cumplimiento de los mandatos consagrados en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único 1074 de 2015) y la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), la Compañía adopta e institucionaliza la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales (Código: POL-PDP-001).

Este documento no representa un simple trámite reglamentario; constituye la manifestación expresa del compromiso de PANAMA GLOBAL COMMERCE GROUP S.A.S. con la garantía del derecho constitucional al Habeas Data, la transparencia transaccional y la seguridad de la información.

Asimismo, la presente política se articula de manera armónica con nuestro Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgos LA/FT/FP y C/ST (SAGRILAFT / PTEE Unificado), garantizando que el tratamiento, verificación y almacenamiento de los datos personales recolectados en el marco de los procedimientos de Debida Diligencia (DD), Debida Diligencia Intensificada (DDI) y conocimiento de contrapartes, se adelanten bajo estrictos criterios de legalidad, finalidad autorizada, proporcionalidad y confidencialidad.

A través de esta directriz, la sociedad fija las reglas claras para el ejercicio de los derechos de consulta, actualización, rectificación y supresión de datos, reafirmando ante el mercado nacional e internacional que las operaciones de la empresa se conducen con absoluta pulcritud jurídica y ético-corporativa.

1. Identificación del responsable del tratamiento

PANAMA GLOBAL actúa en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales respecto de la información que recolecte, almacene, use, circule o suprima en el desarrollo de sus operaciones comerciales, administrativas y contractuales. A continuación se detallan los datos institucionales y los canales de atención habilitados para garantizar la atención efectiva de los derechos de Habeas Data de los titulares:

Razón Social: PANAMA GLOBAL COMMERCE GROUP S.A.S.
NIT: 901.988.722-8
Domicilio Principal: Santa Marta, Colombia
Oficina de Atención: Sede Corporativa Principal
Correo electrónico de contacto / Habeas Data: pqr@cipanamaglobal.com
Área Responsable de la Custodia y Atención: Oficialía de Cumplimiento / Área Legal.

2. Marco legal aplicable

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se fundamenta en el mandato constitucional del Habeas Data y se estructura en estricto cumplimiento del marco legal imperativo vigente en la República de Colombia. PANAMA GLOBAL COMMERCE GROUP S.A.S. garantiza que todas las actividades de recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia y supresión de datos se adelanten con sujeción a las siguientes disposiciones:

Constitución Política de Colombia, Artículo 15: consagra el derecho fundamental de todas las personas a su intimidad personal y familiar, a su buen nombre, y al conocimiento, actualización y rectificación de las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y archivos de entidades públicas y privadas (Habeas Data).
Constitución Política de Colombia, Artículo 20: garantiza la libertad de informar y recibir información veraz e imparcial.
Ley Estatutaria 1581 de 2012: por la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales y se fijan los principios rectores para el tratamiento de la información en Colombia.
Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo – Decreto 1074 de 2015: regula la autorización del titular, las políticas de tratamiento, los derechos de los titulares y la transferencia internacional de datos.
Ley Estatutaria 1266 de 2008: dicta las disposiciones generales del Habeas Data y regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en lo relativo a aspectos crediticios, financieros y comerciales (en lo aplicable a las relaciones con contrapartes).
Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), Título V: instrucciones relativas al Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), adopción de medidas de seguridad y atención de requerimientos de la autoridad de control.

3. Ámbito de aplicación

La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales es de obligatorio cumplimiento para PANAMA GLOBAL COMMERCE GROUP S.A.S., sus administradores, empleados, colaboradores y encargados del tratamiento. Su alcance se extiende a la totalidad de las bases de datos (físicas y digitales) que contengan información personal de personas naturales, recolectada, almacenada, usada, circulada, transmitida, transferida, suprimida o procesada en el marco de las actividades operativas, comerciales, administrativas y legales derivadas de su objeto social (comercialización, fabricación, maquila, importación y exportación de joyería, metales preciosos y productos derivados).

Las disposiciones de este manual aplican de manera directa sobre las siguientes categorías de Titulares de la Información:

Clientes y Compradores: personas naturales nacionales o extranjeras que adquieran o pretendan adquirir bienes, joyería o metales comercializados por la sociedad.
Proveedores de Metales, Chatarra/Retal y Comercializadores: personas naturales, mineros de subsistencia, artesanos o enajenantes de joyería en desuso que suministren insumos o metales a la compañía.
Contratistas, Aliados y Talleres de Maquila: personas naturales o representantes que presten servicios técnicos, operativos, de transformación o de asesoría a la empresa.
Candidatos, Empleados y Exempleados: postulantes en procesos de selección, trabajadores vinculados y personal egresado respecto de su información laboral y previsional.
Accionistas e Inversionistas: personas naturales titulares de participaciones de capital o miembros del máximo órgano social.
Visitantes y Terceros: personas naturales que ingresen a las instalaciones físicas de la sociedad o cuyas imágenes sean captadas por los sistemas institucionales de videovigilancia.

4. Principios rectores del tratamiento

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente Política, PANAMA GLOBAL COMMERCE GROUP S.A.S. aplicará de manera armónica, integral y estricta los siguientes principios rectores consagrados en el marco legal colombiano (Ley 1581 de 2012), los cuales constituyen las pautas obligatorias de actuación en la administración de sus bases de datos:

Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: el tratamiento de datos personales es una actividad reglada que se sujeta estrictamente a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de Finalidad: el tratamiento obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual es informada de manera clara y previa al Titular.
Principio de Libertad: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de Veracidad o Calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de Transparencia: en el tratamiento se garantiza el derecho del Titular a obtener del Responsable, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de Acceso y Circulación Restringida: el tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones legales. En este sentido, el tratamiento solo podrá realizarse por personas autorizadas por el Titular y/o por las entidades previstas en la ley.
Principio de Seguridad: la información sujeta a tratamiento por parte de la Compañía se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan el carácter de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

5. Finalidades del tratamiento de datos personales

PANAMA GLOBAL COMMERCE GROUP S.A.S. recolectará y tratará los datos personales de las contrapartes según su categoría y para las siguientes finalidades específicas:

A. Gestión con clientes y compradores

Gestión de pedidos, venta de joyería, facturación, despacho, exportación, importación y entrega de productos metalíferos.
Validación de identidad y aplicación de los procedimientos obligatorios de Debida Diligencia (DD) y Debida Diligencia Intensificada (DDI) en el marco del sistema SAGRILAFT / PTEE.
Verificación en Listas Restrictivas (ONU, OFAC, Interpol, entes de control) y consulta del Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB).
Contacto comercial, atención al cliente y seguimiento posventa.

B. Gestión con proveedores de metales, chatarra/retal y talleres de maquila

Verificación del Registro Único de Comercializadores de Minerales (RUCOM) y Certificados de Origen del Mineral.
Procesamiento de expedientes de Debida Diligencia Simplificada para venta de retal/chatarra doméstica por personas naturales sin RUCOM (con Declaración Jurada de Origen y Documento Soporte).
Gestión de compras, emisión de órdenes de pago, retenciones tributarias y transferencias bancarias.
Monitoreo de trazabilidad y cadena de custodia del mineral.

C. Gestión de selección, contratación y talento humano

Verificación de antecedentes laborales, académicos, penales, disciplinarios y estudios de seguridad socioeconómicos.
Vinculación laboral, pago de nómina, aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y obligaciones previsionales.
Cumplimiento de programas de salud y seguridad en el trabajo (SST) y capacitaciones obligatorias del Sistema de Gestión de Riesgos de LA/FT/FP y C/ST.

D. Sistemas de videovigilancia y control de acceso

Garantizar la seguridad de las instalaciones físicas, áreas de custodia de metales, empleados y visitantes.

6. Tratamiento de datos sensibles y de menores de edad

De conformidad con la Ley estatutaria vigente, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación (tales como datos biométricos, huellas dactilares exigidas en documentos soporte, registros fotográficos o imágenes de videovigilancia). PANAMA GLOBAL COMMERCE GROUP S.A.S. garantiza que responder a preguntas o autorizar el tratamiento sobre este tipo de datos es de carácter estrictamente facultativo y opcional para el Titular. En los casos en que resulte imperativo su tratamiento, la Compañía solicitará una autorización previa, expresa y documentada, informando de manera clara y explícita la finalidad exclusiva para la cual serán utilizados.

Asimismo, en absoluto respeto por los derechos prevalentes y el interés superior del menor, la Compañía tiene como política no recolectar, almacenar ni tratar datos personales de niños, niñas y adolescentes en el giro ordinario de sus negocios comerciales. El tratamiento de esta información procederá de manera excepcional, única y exclusivamente, cuando responda al cumplimiento de obligaciones legales, previéndose su uso exclusivo para la gestión previsional y la afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral de los beneficiarios dependientes de los trabajadores directos de la empresa. En tales casos, se requerirá siempre la autorización previa del representante legal, padre o tutor del menor.

7. Derechos de los titulares de la información

De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 8 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, las personas naturales cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte de PANAMA GLOBAL ostentan los siguientes derechos garantizados de manera irrenunciable:

Derecho de acceso, conocimiento, rectificación y actualización: conocer, consultar, actualizar y rectificar sus datos personales en cualquier momento frente a la Compañía. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Derecho a la prueba de la autorización: solicitar y obtener certificación o prueba de la autorización otorgada a PANAMA GLOBAL COMMERCE GROUP S.A.S. para el tratamiento de sus datos, salvo en los casos en que la ley ordene expresamente que dicha autorización no es requerida.
Derecho de información sobre el uso del dato: ser informado de manera clara, previa solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento, sobre la destinación, uso y finalidades concretas que se le han dado a sus datos personales.
Derecho a presentar quejas ante la autoridad de control: presentar quejas, reclamos y solicitudes ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por presuntas infracciones o incumplimientos a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas sobre protección de datos.
Derecho de revocatoria y supresión del dato: revocar la autorización otorgada y/o solicitar la supresión de la información cuando advierta que en el tratamiento no se respetaron los principios, derechos y garantías constitucionales y legales aplicables.
Derecho de acceso gratuito: acceder de forma totalmente gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por parte de la empresa, de conformidad con las condiciones fijadas en la ley.

La solicitud de supresión del dato o la revocatoria de la autorización no procederán en aquellos eventos en que el Titular mantenga un deber legal o una relación contractual vigente con la Compañía, ni cuando la información sea requerida para dar cumplimiento a las obligaciones imperativas impuestas por la Superintendencia de Sociedades y la UIAF en materia del Sistema de Gestión de Riesgos LA/FT/FP y C/ST (SAGRILAFT/PTEE), específicamente la regla de conservación de expedientes y soportes por un periodo mínimo de diez (10) años.

8. Procedimiento para el ejercicio de los derechos

Los titulares de los datos o sus causahabientes podrán ejercer sus derechos de Habeas Data presentando solicitud por escrito a través del correo electrónico pqr@cipanamaglobal.com o en la sede principal de la empresa.

A. Tramitación de consultas

El Titular o sus representantes podrán consultar sus datos personales bajo custodia de la empresa. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Si no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado indicando los motivos del retraso y la fecha de respuesta, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

B. Tramitación de reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria)

El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes, podrá presentar un reclamo que contenga:

Identificación del Titular (Nombre y Número de Cédula/Documento).
Descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo.
Dirección de contacto (física o electrónica) y documentos soporte que se quieran hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses sin la presentación de la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo en completa forma. Si no fuere posible atenderlo en dicho término, se informará al interesado el motivo y la fecha de respuesta, sin superar los ocho (8) días hábiles adicionales.

9. Transferencia y transmisión internacional de datos

PANAMA GLOBAL COMMERCE GROUP S.A.S. podrá realizar transferencias o transmisiones internacionales de datos a terceros países en el marco de operaciones comerciales legítimas, exportación de mercancías o respaldos en servidores alojados en la nube. Dichas operaciones se realizarán únicamente a países que proporcionen niveles adecuados de protección de datos conforme a los estándares de la SIC o bajo contratos de transmisión/transferencia que garanticen las mismas medidas de seguridad y confidencialidad pactadas en Colombia.

10. Seguridad de la información y medidas de protección

La Compañía adopta medidas técnicas, físicas y administrativas de seguridad para prevenir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento a sus bases de datos. El acceso a la información personal está restringido al personal autorizado bajo acuerdos estrictos de confidencialidad.

11. Vigencia de la política y de las bases de datos

El presente documento entra en vigor a partir de su aprobación y adopción formal en el mes de agosto de 2026.

Las bases de datos de PANAMA GLOBAL COMMERCE GROUP S.A.S. tendrán una vigencia equivalente al tiempo en que se mantenga el vínculo comercial, contractual o laboral con el Titular, más el periodo legal de conservación impuesto por la normativa societaria, fiscal y de prevención de LA/FT/FP y C/ST.

12. Control de cambios

Versión	Fecha de Aprobación	Órgano que Aprueba	Descripción de la Modificación
1.0	Agosto de 2026	Asamblea General de Accionistas – Acta No. 005	Adopción de la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.

Para cualquier consulta relacionada con el tratamiento de datos personales puede escribir a pqr@cipanamaglobal.com. Este documento es de libre consulta y se publica conforme a los principios de transparencia y acceso consagrados en la Ley 1581 de 2012.

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JAIRO SERRANO RIOS

Representante Legal